Beplanning en bestuur - die mees verwaarloosde aktiwiteitE
in die leksikografie
D.J. van Schalkwyk
Buro van die WAT, Stellenbosch
1. Inleiding
As die temas van referate wat tydens die afgelope dekades by
nasionale en internasionale leksikografiese konferensies en
kongresse gelewer is, nagegaan word, blyk dit dat die beplanning en
bestuur van leksikografiese projekte nie temas is wat gereeld by
dié soort geleenthede hanteer word nie. Besoeke aan leksikografiese
projekte bevestig ook dat beplanning en bestuur normaalweg nie hoog
op hulle agendas verskyn nie. Die antwoord op 'n vraag soos: Hoe
kan die werk aan 'n leksikografiese projek versnel word?, word
gewoonlik in ander rigtings gesoek as by effektiewe beplanning en
doeltreffende bestuur.
Zgusta (1971 : 348) se
stelling: "I certainly do not know all lexicographic projects past
and present; but of those I know not a single one was finished in
the time and for the money originally planned" toon 'n algemene
gebrek aan finansiële en tydsbeplanning deur leksikografiese
projekte. 'n Gebrek aan beplanning by leksikograwe en uitgewers van
leksikografiese produkte word ook deur Landau (1984 : 229)
bevestig: "Usually the publisher is ignorant as to what's involved
in preparing a dictionary, and the lexicographer is quite
irresponsibly optimistic." Beide hierdie probleme kan deur goeie
beplanning en bestuur opgelos word.
2. Wat is beplanning?
Kroon, e.a. (1994 : 125) sê: "Beplanning kan omskryf word as die
bestuurstaak wat te doen het met doelbewuste besinning oor die
toekomstige doelwitte van 'n onderneming of 'n deel daarvan, die
middele en aktiwiteite daarby betrokke en die opstel en
implementering van 'n plan om die doelmatige bereiking van die
doelwitte moontlik te maak."
Beplanning is belangrik
om die volgende redes (vgl. Kroon, e.a., 1994 : 127):
- Beplanning help om by verandering aan te pas en
onsekerheid te verminder,
- Beplanning vestig
die aandag op die doelwitte van die eenheid,
- Beplanning
verbeter prestasie en maak finansiële kontrole
moontlik,
- Beplanning rig
bestuurders se pogings,
- Beplanning is 'n
voorvereiste vir beheer, en
- Beplanning
verseker gekoördineerde optrede
3. Wat is
strategiese beplanning?
Strategiese beplanning
is "die deurlopende langtermynbeplanningsproses van veral top- en
middelbestuur om voortdurend die ondernemingsdoelstellings te midde
van omgewingsverandering te bereik deur die ontwikkeling en
uitvoering van 'n gepaste plan" (Kroon: 1994, 169).
Strategiese beplanning
is 'n deurlopende proses. Dit is nooit afgehandel nie, maar moet
altyd in pas gebring word met die veranderende eise wat aan die
eenheid gestel word.
Alhoewel dit die top-
en middelbestuur se verantwoordelikheid is om strategiese
beplanning te doen en 'n strategiese plan te ontwikkel, is dit
goeie strategie om van tyd tot tyd die hele onderneming hierby
betrokke te maak. Dit bevorder 'n demokratiese gees en rig alle
betrokkenes op die doelstellings van die
onderneming.
4. 'n Raamwerk vir strategiese beplanning
Strategiese beplanning
in die algemeen, maar ook van leksikografiese eenhede, kan aan die
hand van die volgende raamwerk gedoen word:
a)
Missiestelling
b) Strategiese
fokusareas of prestasieareas
c) 'n Historiese
oorsig
d)
Situasiebeskrywing
· Die interne
omgewing
· Die eksterne
omgewing
e)
Omgewingsanalise
· Beperkende faktore (swak punte) in
die interne omgewing
· Ondersteunende faktore (sterk punte)
in die interne omgewing
f)
Omgewingstendense
· Beperkende faktore (bedreigings) in
die eksterne omgewing
· Ondersteunende faktore (geleenthede)
in die eksterne omgewing
g)
Scenario's
h) Aannames oor die
toekomstige strategiese posisie van 'n eenheid
i)
Doelstellings
· Langtermyndoelstellings
· Mediumtermyndoelstellings
· Korttermyndoelstellings of
strategiese doelwitte
j) Plan van
aksie
Dit spreek vanself dat
hierdie raamwerk met geringe aanpassings benut kan word om sowel 'n
nuwe as 'n bestaande leksikografiese eenheid te beplan. In hierdie
artikel sal op die beplanning, of herbeplanning, van 'n bestaande
leksikografiese projek gekonsentreer word. Vervolgens sal die rol
wat elkeen van bogenoemde punte in die beplanningsproses speel,
kortliks bespreek word. Gegewens uit die strategiese beplanning van
die Buro van die Woordeboek van die Afrikaanse Taal (WAT) word 'n
enkele keer as toeligtingsmateriaal gebruik.
5. Strategiese beplanning van 'n leksikografiese
eenheid
5.1 Missiestelling
Daar is 'n rede vir die
bestaan van elke leksikografiese eenheid. Hierdie rede moet in die
missie uitdrukking vind. Die missie moet ook 'n aanduiding gee van
die funksies wat deur die eenheid verrig moet word. In die missie
van 'n eenheid word die strewe van die betrokkenes en die taak van
die eenheid verwoord. Die rigting waarin die eenheid wil beweeg,
moet duidelik uit sy missie blyk.
Vir 'n sakeonderneming
is die belangrike vraag: Wat is jou besigheid? Hierdie vraag
moet in die missie beantwoord word. Die rigting waarin 'n
leksikografiese eenheid op die langtermyn wil beweeg, word in die
missie gestel. Die missie rig dan die werksaamhede van die
eenheid.
Die missie van die Buro
van die WAT is om die Afrikaanse taal en taalgebruiker en die
leksikografie in die algemeen te dien.
Die volgende take
spruit voort uit dié missie:
a) om die samestelling
van die WAT voort te sit, so spoedig moontlik af te handel
en die WAT van tyd tot tyd te verbeter deur
(i) die woordeskat van
die Afrikaanse taal in al sy variasies deurlopend,
verteenwoordigend en omvattend in leksikografies bewerkbare vorm te
versamel, te orden en te bewaar, en
(ii) die versamelde
materiaal volgens wetenskaplik verantwoorde leksikografiese
beginsels in die vorm van 'n gesaghebbende, gebruikersgerigte,
sinchronies verklarende woordeboek in opeenvolgende dele te
bewerk;
b) om op 'n beheerde
wyse toegang aan bona fide-navorsers tot die taalmateriaal
en bronne van die Buro te verleen en taalnavrae te
beantwoord;
c) om hom te beywer om
saam met buiteouteurs toepaslike leksikografiese produkte vir
Afrikaans, maar ook vir die ander tale van Suid-Afrika tot stand te
bring;
d) om die WAT en
hierdie satellietpublikasies koste-effektief te
produseer;
e) om hierdie produkte
dinamies en ekonomies te bemark;
f) om 'n groeipunt en
stimulus vir leksikografiese aktiwiteite en metaleksikografiese
denke te wees;
g) om met
Suid-Afrikaanse en buitelandse leksikografiese en taalkundige
instellings te skakel met die oog op die uitruil van
leksikografiese kennis, inligting en publikasies;
h) om 'n bydrae tot die
leksikografiepraktyk en teorie te lewer in die vorm van
wetenskaplike geskrifte;
i) om deur samewerking
met eksterne woordeboekprojekte die algemene peil van die
leksikografie, veral in Afrika, te help verhoog;
j) om deur opleiding en
werkgenerering 'n aktiewe rol te speel in die regstelling van
ongelykhede op leksikografiese terrein;
k) om 'n bydrae te
lewer tot die vestiging en uitbouing van die Suid-Afrikaanse
leksikografie ter ondersteuning van die doelwitte van die
Pan-Suid-Afrikaanse Taalraad; en
l) om in sy
werksaamhede en produkte altyd behoeftegerigtheid, gehalte en 'n
eenheidskarakter na te streef.
5.2 Strategiese fokusareas of prestasieareas
Twee belangrike vrae
wat altyd in 'n leksikografiese eenheid gestel en beantwoord moet
word, is
a) Word die regte dinge
in die eenheid gedoen? en
b) Word die regte dinge
in die eenheid reg gedoen?
'n Derde vraag wat
bygevoeg kan word, is
c) Word die regte dinge
in die eenheid reg gedoen op die regte tyd?
Deur die beantwoording
van die eerste vraag sal die eenheid op sy fokus- of prestasieareas
gerig word. Die tweede vraag het onder andere te doen met die norme
wat geld in 'n eenheid en die derde een, met
teikendatums.
Die missie van 'n
eenheid begelei hom in die identifisering van sy fokusareas. Dit is
ten opsigte van hierdie fokusareas wat 'n eenheid moet presteer
indien hy uitvoering aan sy missie wil gee.
Indien 'n eenheid nie
al sy fokusareas suiwer identifiseer nie, sal sekere van sy
verantwoordelikhede agterweë bly en indien areas bygehaal word wat
nie fokusareas is nie, sal onnodige werk verrig word. Beide hierdie
werkwyses sal 'n negatiewe effek op die eenheid hê.
Die volgende areas, of
ten minste sommige daarvan, vorm die fokusareas van elke
leksikografiese eenheid:
Leksikografiese
behoeftebepaling; beplanning van die woordeboek;
materiaalversameling; redaksionele bewerking van die materiaal;
uitleg, druk en bind van die woordeboek(e); bemarking; navorsing;
personeel; finansies; steundienste, soos inligting- en
rekenaarsteundienste; en beplanning en bestuur van die
leksikografiese eenheid.
Elkeen van hierdie
areas vra vir gespesialiseerde kundigheid, ook
beplanningskundigheid, om 'n detailbeplanning daarvan te kan
doen.
5.3 'n Historiese oorsig
Die suksesse en
mislukkings van 'n eenheid dien as noodsaaklike invoer by die
strategiese beplanning daarvan; daarom is dit 'n goeie strategie om
voortdurend die geskiedenis van die eenheid op te dateer. Dit is
belangrik dat 'n eenheid voortbou op die suksesse wat behaal is en
om die mislukkings nie te herhaal nie.
Die beskikbaarheid van
die eenheid se geskiedenis, ook sy kontemporêre geskiedenis, en 'n
kennis daarvan stel nuwe kollegas in staat om spoediger by die
werksomgewing in te skakel.
Dit is baie moeilik,
waarskynlik onmoontlik, om 'n eenheid tot nuwe hoogtes te beplan en
te bestuur indien sy verlede totaal geïgnoreer
word.
5.4 Situasiebeskrywing
Vir goeie strategiese
beplanning is dit belangrik om helder insig in die situasie te hê
waarin die eenheid hom tydens die beplanningsoefening bevind.
Hierdie situasie word deur sowel die interne as die eksterne
omgewing bepaal.
Die interne
omgewing van 'n eenheid omsluit alles wat onder sy beheer
ressorteer. Alle ander faktore wat die aktiwiteite van die eenheid
kan beïnvloed, maar waaroor hy nie self beheer het nie, word as
deel van die eksterne omgewing beskou, byvoorbeeld die
politieke en ekonomiese omstandighede wat in 'n land
heers.
Sowel die stand van
elke fokusarea in die interne omgewing as die invloed van die
eksterne omgewing op die fokusareas moet in die situasiebeskrywing
verreken word.
Die invloed wat
veranderende omstandighede op die interne en eksterne situasie
uitoefen, moet deurlopend deur die bestuur gemonitor word sodat
moontlike effekte wat dit op die beplanning van die eenheid kan
uitoefen, nie ongemerk verbygaan nie. Die eenheid moet altyd in
simbiose verkeer met sy interne en eksterne omgewing, en die
beplanning van die eenheid moet hierdie simbiose
bevestig.
5.5 Omgewingsanalise
Die welstand van 'n
leksikografiese eenheid hang in 'n hoë mate daarvan af of die
bestuur daartoe in staat is om sowel die swak as die sterk punte in
die interne omgewing te identifiseer en daarvolgens te
handel.
Die swak punte of
beperkende faktore van 'n eenheid verhoog sy kwesbaarheid in 'n
veranderende omgewing. Beplanning moet daarop gerig wees om die
effek van hierdie swak punte sover moontlik te verminder of selfs
heeltemal uit te skakel. Dit moet 'n strategie van die bestuur wees
om swak punte in sterk punte om te skep.
Die sterk punte of
ondersteunende faktore gee die eenheid die geleentheid om
pro-aktief op te tree en om sukses te verseker. 'n Eenheid se sterk
punte vorm die basis waarop hy met selfversekerdheid met die
buitewêreld kan skakel.
Die betrokkenes by 'n
eenheid moet nie die identifisering van sy swak punte tydens 'n
omgewingsanalise vrees nie, want solank 'n organisasie nie sy kwale
kan diagnoseer nie, is herstel onmoontlik. Die betrokkenes moet
egter ook nie behep wees met die swak punte van die eenheid nie,
want so 'n beheptheid kan die eenheid uiteindelik totaal
verlam.
Leksikografiese eenhede
is soos mense, hulle is nooit so swak dat hulle nie ook sterk punte
het nie.
5.6 Omgewingstendense
Tendense in die
eksterne omgewing van 'n eenheid kan bedreigings of geleenthede vir
die eenheid inhou. Elke potensiële bedreiging of beperkende
faktor moet geïdentifiseer, geanaliseer en hanteer word. Op dié
wyse word risiko's waaraan die eenheid blootgestel mag word,
verminder.
Die sukses van 'n
eenheid hang in 'n hoë mate van die benutting van die
geleenthede of ondersteunende faktore in die eksterne
omgewing af. 'n Goeie begrip van die geleenthede en die regte
gebruikmaking daarvan kan 'n bydrae lewer, nie slegs om die
bedreigings te neutraliseer nie, maar ook om die effektiwiteit van
die eenheid te verhoog.
Die invloed wat
bedreigings of geleenthede in die eksterne omgewing op elke
fokusarea van die eenheid kan uitoefen, moet in alle omstandighede
verreken word. Die strategie moet hier ook wees om bedreigings in
geleenthede om te skep. By die ontleding van 'n bedreiging, blyk
dit dikwels dat die regte benutting daarvan 'n belangrike
geleentheid inhou. So byvoorbeeld kan die politieke omstandighede
in 'n land 'n taal se toekomsmoontlikhede onder druk plaas, maar
dié druk kan weer die bemarking van woordeboekprodukte
stimuleer.
5.7 Scenario's
Omdat alle besluite wat
geneem word implikasies vir die toekoms van 'n eenheid inhou, is
dit baie belangrik dat die betrokkenes 'n aanvoeling vir die
toekoms waarin die eenheid moet funksioneer, ontwikkel. Die doel
van 'n scenario is om die toekoms waarbinne die eenheid sy rol moet
vertolk, so getrou moontlik te konstrueer. By die konstruksie van
dié toekoms kan die verlede en die huidige situasie en ook die
linguistiese en leksikografiese tendense as belangrike invoere
dien. Uit die scenario kan die eenheid 'n aanduiding kry van watter
uitdagings op hom wag, en van die effek wat huidige besluite in die
toekoms kan hê. 'n Scenario is die uitkoms van 'n besinning oor die
toekoms en die invloed wat die toekoms op die eenheid kan hê. 'n
Scenario plaas die besluitnemers van die eenheid in 'n posisie om
die geantisipeerde gevolge van die besluite krities te
evalueer.
Hoe turbulenter die
eksterne omgewing, hoe moeiliker is dit om 'n scenario te ontwikkel
wat sy geldigheid oor 'n langer tydperk behou. In turbulente
omstandighede kan 'n scenario vir 'n korter tydperk, bv. drie of
vyf jaar ontwikkel word. Dit moet dan deurlopend beoordeel word met
die oog op aanpassing of hersiening.
Dit kan 'n goeie
oefening wees om 'n negatiewer toekoms te antisipeer as wat die
geformuleerde scenario te kenne gee en om dan
gebeurlikheidsbeplanning aan die hand hiervan te doen. Die
werklikheidsgetrouheid van 'n scenario hang in 'n hoë mate saam met
die visie van diegene wat die scenario ontwikkel en die
ontwikkeling van scenario's verskerp weer die visie van die
betrokkenes.
Die term
scenario in sy oorspronklike betekenis verwys na 'n
opsomming of skets van die storielyn of intrige van 'n drama wat
besonderhede oor die tonele, situasies, e.s.m. verskaf. 'n Scenario
van 'n eenheid moet die toekomsaspekte saamvat wat 'n invloed op
die fokusareas van die eenheid kan uitoefen.
5.8 Aannames oor die toekomstige strategiese posisie van 'n
eenheid
Beplanning is altyd
toekomsgerig. Aangesien die toekoms onbekend is, word daar by
beplanning naas scenario's ook met aannames gewerk om 'n aanvoeling
vir die toekoms te ontwikkel. Aannames word gemaak in verband met
die posisie van die eenheid op 'n bepaalde punt in die toekoms.
Hierdie punt kan op drie of vyf jaar in die toekoms gestel word en
na dié punt word verwys as die toekomstige strategiese posisie. Dit
het te doen met dié posisie waar die eenheid wil staan op 'n gegewe
punt in die toekoms.
Die aannames wat gemaak
word, moet deur die missie van die eenheid gerig word en aannames
moet ten opsigte van alle fokusareas gemaak word. Aannames moet
ondersteun word deur dit wat in die verlede deur die onderneming
bereik is, deur sy huidige situasie en vlak van ontwikkeling, sowel
as deur die visie van die betrokkenes. Kortom, alle inligting wat
deur die strategiese beplanningsoefening tot dusver gegenereer is,
moet by die maak van aannames in berekening gebring
word.
Hoe beter die
strategiese beplanning gedoen is en hoe meer ervaring die
betrokkenes in die maak van aannames het, des te realistiser sal
die aannames blyk te wees wanneer die oorspronklike toekomstige
strategiese posisie bereik word. Dit spreek vanself dat hierdie
posisie altyd in die tyd vooruit beweeg en daarom moet voortdurend
nuwe aannames gemaak word. Indien aannames korrek benut word, kan
dit as 'n belangrike gids vir die bestuur dien. Realistiese
scenario's en beplanningsaannames maak pro-aktiewe bestuur moontlik
en beperk reaktiewe bestuur wat normaalweg 'n aanduiding van
krisisbestuur is.
5.9 Doelstellings
In die lig van alle
gegewens wat op hierdie stadium van die beplanningsoefening reeds
bekend is, is dit baie makliker om doelstellings te formuleer as
wat dit die geval is sonder dié gegewens. Doelstellings moet die
eenheid rig om die regte dinge reg gedaan te kry op die regte tye.
Indien dit gebeur, sal die eenheid 'n doeltreffende en effektiewe
organisasie wees.
'n Eenheid moet
korttermyn-, mediumtermyn- en langtermyndoelstellings hê wat hom
stap vir stap na sy einddoel lei. Die
langtermyndoelstellings moet die eenheid rig solank as wat
dit bestaan. Die mediumtermyndoelstellings, vir die volgende
drie of vyf jaar, moet van die langtermyndoelstellings afgelei
word. In dié proses kan die aannames oor die toekomstige
strategiese posisie 'n belangrike ondersteunende rol vertolk. Die
korttermyndoelstellings of strategiese doelwitte vir elke
jaar word van die mediumtermyndoelstellings afgelei.
Op dié wyse word 'n
raamwerk van doelstellings en doelwitte ontwikkel wat die eenheid
op 'n beplande en georganiseerde manier rig.
Sodra die strategiese
doelwitte vir die komende jaar geformuleer is, moet dit
geprioritiseer word. Prioritisering van doelwitte moet ten opsigte
van die totale eenheid en van die onderafdelings van die eenheid
afsonderlik gedoen word. Die prioriteitsdoelwitte moet dan
geoperasionaliseer word, sodat die betrokkenes duidelikheid kan hê
oor die aktiwiteite wat uit elke doelwit voortvloei. Dié gegewens
dien as waardevolle invoer vir kosteberekening en die opstelling
van 'n doelwitbegroting.
5.10 Plan van aksie
Beplanning is van nul
en gener waarde indien dit nie geïmplementeer word nie; daarom moet
aksieplanne opgestel en die personeel georganiseer word om die
planne tot uitvoer te bring. Indien dit nie gebeur nie, word
beplanning as 'n doellose en tydverkwistende aktiwiteit beleef, wat
die hele beplanningsoefening diskrediteer.
'n Aksieplan is
onvolledig indien dit naas die planne nie ook die uitvoerders van
die planne noem en teikendatums bevat waarop die planne tot uitvoer
gebring moet wees nie. Die teikendatums moet so vasgestel word dat
die eenheid as 'n geheel stap vir stap sy doelwitte kan
bereik.
6. Bestuur van 'n leksikografiese eenheid
Beplanning is 'n
bestuursfunksie; daarom is dit nie slegs die bestuur se taak om toe
te sien dat beplanning gedoen word nie, maar dit is ook die
verantwoordelikheid van die bestuur om toe te sien dat aksieplanne
uitgevoer en die beplanning geïmplementeer word. Kontrole moet
toegepas word om seker te maak dat die beplanning korrek
geïmplementeer word en die uitkomste moet geëvalueer word om vas te
stel of die gewenste resultate bereik word. Indien die gewenste
resultate bereik word, kan voortgegaan word met die implementering
van die beplanning, anders moet daar herbeplan
word.
6.1 Produksiebestuur
Die hoofdoel by die
bestuur van 'n leksikografiese eenheid moet wees om werks- en ander
omstandighede te skep wat dit vir die betrokkenes moontlik maak om
hoëkwaliteituitsette te lewer. Dié uitsette moet nie sporadies nie,
maar deurlopend gelewer word.
Uit die totale
bemoeienis van die eenheid moet dit duidelik blyk dat die bestuur
'n hoë premie plaas op produktiwiteit. Produksie moet aangemoedig
en prestasie beloon word. Produktiwiteit kan nie op 'n
verantwoordelike wyse verhoog word indien dit nie gemeet kan word
nie. Produksienorme is noodsaaklik vir
produksiemeting.
By leksikografiese
eenhede bestaan daar dikwels die opvatting dat die produksie van
leksikograwe nie meetbaar is nie. Waar daar wel sprake is van
produksiemeting val die klem feitlik uitsluitlik op insette,
byvoorbeeld op die hoeveelheid sitate wat jaarliks verwerk moet
word, terwyl min aandag aan uitsette bestee word. Uitsette is vir
die bestuurder 'n waardevolle bestuursmeganisme. In die
bestuursproses is dit uitsette wat gekontroleer en geëvalueer moet
word. Dit is vir die bestuurder van baie meer waarde om te weet
hoeveel bladsye manuskrip gemiddeld maandeliks gelewer word as wat
dit is om te weet hoeveel sitate verwerk word. Sodra die gemiddelde
uitsette van die personeel in 'n mate voorspelbaar raak, word die
berekening van teikendatums en hulpbronbehoeftes baie
makliker.
6.2 'n Bestuurstelsel
Omdat die prestasie wat
in 'n eenheid gelewer word, bestuur moet word, moet die bestuurder
'n bestuurstelsel kies of ontwikkel waarmee prestasie bestuur kan
word. Die prestasie wat die eenheid as geheel behaal, hang saam met
die uitvoering van die aksieplanne en die realisering van die
doelwitte. Die realisering van doelwitte moet op 'n geïntegreerde
wyse bestuur word sodat die afdelings van die eenheid nie voor
mekaar uit beweeg nie, maar dat die eenheid in sy geheel sy
doelwitte op die gesette tye verwesentlik.
So 'n bestuurstelsel
staan bekend as 'n geïntegreerde prestasiebestuurstelsel en lewer
goeie resultate by die bestuur van 'n leksikografiese
eenheid.
7. Ten slotte
Beplanning waarborg nie
die sukses van 'n leksikografiese eenheid nie, veral as die
beplanning nie effektief bestuur word nie. 'n Gebrek aan
doeltreffende beplanning en effektiewe bestuur is 'n waarborg vir
tyd- en geldverkwisting.
Bibliografie
Kroon, J. (Red.). 1994.
Algemene bestuur. Pretoria: HAUM-Tersiêr.
Landau, Sidney I. 1984.
Dictionaries: The Art and Craft of Lexicography. New York:
The Scribner Press.
Zgusta, L. 1971.
Manual of Lexicography. The Hague: Mouton.
